市城投集团公司档案管理制度
发布来源: 发布时间:2016-06-13 10:29:48 字体大小:[ ]

第一章

第一条 为加强集团公司档案规范管理,进一步提高规范化、合理化、标准化管理水平,保证档案的系统性与完整性,更好地服务集团公司发展,结合实际情况,特制定本制度。

第二条 集团公司档案是指从事经营、管理,以及其他各项活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。凡集团公司各部门、单位在工作活动中形成的档案材料,定期向集团公司档案室移交,实行集中统一管理。

第三条 集团公司成立档案室,办公室为档案室管理责任部门。档案实行二级管理,一级管理是指集团公司办公室作为责任部室,统筹管理档案收集管理;二级管理是指各部门、单位负责本部门档案管理。

第四条 各部门、单位要高度重视本部门档案的管理和文书立卷工作,明确责任人员负责本部门档案日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。工作发生变动时,做好移交工作,并及时通知档案室。

第二章 归档范围

第五条 凡是反映集团公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料,主要包括公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等,均属归档范围。

第六条 集团公司文件材料归档范围主要有以下几方面:

1.党群管理类。1)党务工作方面:党委会议记录、会议纪要,党委民主生活会议记录,党员大会、支部会议记录及相关材料,换届选举结果、决议、通报、纪要,党委工作计划、总结;党委决议、规定、报告等,领导讲话、批示;评选、奖惩等材料。(2)组织工作方面:党员干部考察、考核、任免、政审决定等,入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册,党委、支部组织工作的规章制度,党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知,党费收支与党组织关系信及存根,党员统计年报、计划总结、组织发展计划。(3)纪检监察工作方面:管理规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复,违纪案件调查处理材料等。(4)工会工作方面:工作计划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录,民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件,女工工作、计划生育、文体活动等方面文件;会费与财务管理材料等。

2.行政管理类。1)行政事务方面:综合性工作会议材料,行政办公会议记录、纪要,一般工作会议、专题会议材料,集团公司工作计划、总结,领导讲话、批示,上级机关、领导检查、视察形成的材料,上级对集团公司的奖惩材料,上级机关制发的、需要本单位贯彻执行的材料;集团公司制发的管理制度材料,集团公司请示与上级批复;各部门、单位制发的一般性工作文件;大事记、信访、统计等材料。(2)法律事务方面:法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件,一般法律事务工作文件,案件、纠纷及公证事务中结论性材料,案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件。(3)审计工作方面:审计意见、审计报告及批复等,审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等,专项审计通知、报告、批复、评价书(结论)、调查与证明等材料。(4)劳动人事方面:机构设置、人员编制,人事任免、奖惩材料,干部职工录用、转正、职称评聘、干部任免、调配、辞职等材料,离退休、抚恤等材料,人事考核材料,行政关系介绍信,干部、职工统计报表、花名册,工作定级、晋级、调资、统计报表等。(5)教育培训方面:教育培训工作的计划、总结,规章制度、请示与批复、决定等,教育培训工作统计报表等,干部职工进修培训名单、合同等。(6)外事工作方面:对外交流(出国、外出考察、接待来访等)。

3.经营管理类。1)经营决策方面:集团公司发展规划、经营战略决策、企业改革等文件。(2)财务管理方面:管理制度,规定、办法、通知,管理计划、总结,材料生产财务和成本核算,税务方面的材料资金管理、价格管理、会计管理的材料。(3)资产管理方面:资产分配计划、记录,资产采购、保管,重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结,办公设备及用品、机动车等采购计划、审批手续、招投标、购置,机动车调拔、保险、事故等一般性文件,仓库管理规章制度、台帐、统计报表等。

4.科技类(主要包括工程项目)。1)建设前期文件材料:主要包括可行性研究报告及审批,计划任务书、设计任务书及其他有关协议、合同、委托书等,环境调查,工程,水文地质勘察,地形、地貌、水文、气象、地震等基础材料,占地征地、拆迁工作方面的材料。(2)设计阶段:初步设计及审查、施工图设计。(3)施工阶段:施工组织设计,施工招标、投标、合同、协议、施工执照等图纸会审纪要、施工方案、开工报告、隐蔽工程记录、质量鉴定、试验报告、设计变更通知单、原材料出厂证明,交工验收纪录,竣工图。(4)竣工验收阶段:各有关专业工程竣工验收报告,预验收报、预验收评审书,竣工验收报告、验收评审书、验收委员会签字名单。(5)已竣工项目合同文本:前期合同(包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询)、施工合同(包括建筑、安装、装饰、市政)、材料设备采购合同(包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装)等。

5.会计业务类。1)会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证。(2)会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、银行帐。(3)财务报告类:月、季度财务报告,年度财务报告(决算)。(4)其他类:会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、银行对帐单等。

6.特殊载体档案类。照片、录音带、录像带、光盘等。

7.实物档案类。证书、奖牌、奖杯、锦旗等。

第三章 立卷归档要求

第七条 集团公司各部门、单位原则上要在每月2530日期间,将本月度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团公司档案室移交。

第八条 移交纸质文件的同时,原则上应移交同步形成的电子文件,确保纸质文件和电子文件一一对应。

第九条 一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按两份原件存档。经办部门可根据实际需要留存复印件或影印本。

第十条 各部门、单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料。如有些材料还需使用,也应先立卷归档后再办理借阅手续。

第十一条 各部门、单位向档案室移交档案时,要严格履行移交手续。归档的案卷要编制目录和移交清单,移交清单一式二份,经交接双方清点、核对无误后签字确认。

第十二条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件(原件)与附件、印件与定稿、请示与批复分别立在一起,不得分开;文电应合一归档。 密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第四章 档案借阅

第十三条 借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅审批单》。借阅之前要填写《档案借阅登记表》,方可进入档案室查阅或借阅资料。

第十四条 档案分一般档案和有密级档案两类。密级档案只允许在档案室翻阅,不许带离;有密级档案复制时,需经办公室主任、分管领导批准;有密级档案只限归档人查询使用,其他人查阅使用时,需经办公室主任、分管领导批准。

第十五条 档案借阅的最长期限为两周,如超过借阅时间,须重新办理手续。 借出档案要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报办公室主任、分管领导处理。

第十六条 借阅人员要遵守保密制度,严禁把档案内容向无关人员泄漏。借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。

第五章 附则

第十七条 本制度自颁布之日起施行。

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